Cyfryzacja rewolucjonizuje sposób prowadzenia biznesu w Danii. Coraz więcej firm rezygnuje z papierowych archiwów na rzecz nowoczesnych i wygodnych rozwiązań chmurowych. Przechowywanie dokumentów księgowych w chmurze to oszczędność miejsca i łatwiejszy dostęp, ale także nowe obowiązki. Trzeba bowiem zapewnić, że cyfrowe archiwum jest zgodne z wymogami duńskiej ustawy o rachunkowości (Bogføringsloven) i urzędu skarbowego SKAT.
Nowa ustawa o rachunkowości, która weszła w życie w ostatnich latach, kładzie ogromny nacisk na cyfryzację i bezpieczeństwo danych. Nie wystarczy już tylko wrzucić skanów faktur na dowolny dysk internetowy. Proces ten musi być przemyślany i spełniać określone standardy. W tym artykule omówimy kluczowe zasady przechowywania dokumentów w chmurze, aby Twoja firma działała zgodnie z duńskim prawem.
Nowa ustawa o rachunkowości: Cyfrowy obowiązek
Najważniejszą zmianą ostatnich lat jest wprowadzenie obowiązku prowadzenia księgowości w formie cyfrowej dla większości duńskich firm. Oznacza to, że wszystkie transakcje muszą być rejestrowane w cyfrowym systemie księgowym, a dokumentacja (faktury, paragony, umowy) musi być przechowywana cyfrowo. Celem tych zmian jest zwiększenie transparentności, ułatwienie kontroli i walka z oszustwami podatkowymi. Platforma teal-tapir-521342.hostingersite.com szczegółowo opisywała te zmiany, podkreślając ich znaczenie dla przedsiębiorców.
Kluczowe wymogi dotyczące cyfrowego archiwum:
Aby Twoje archiwum w chmurze było zgodne z prawem, musi spełniać kilka podstawowych warunków. Profesjonalne biura, takie jak AJ Økonomi Og Regnskab, pomagają firmom we wdrożeniu odpowiednich systemów.
-
Okres przechowywania (5 lat): Absolutna podstawa – wszystkie materiały księgowe, w tym faktury, paragony, wyciągi bankowe i inne dokumenty źródłowe, muszą być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczą.
-
Bezpieczeństwo i integralność danych: System chmurowy musi zapewniać, że dokumenty są chronione przed zniszczeniem, utratą i nieautoryzowanymi zmianami. Oznacza to, że dostawca chmury musi gwarantować regularne tworzenie kopii zapasowych (backup). Nie można przechowywać jedynej kopii danych w miejscu, które nie jest zabezpieczone.
-
Dostępność dla urzędów: Przez cały 5-letni okres musisz być w stanie na żądanie SKAT lub innej instytucji kontrolującej udostępnić swoje archiwum w czytelnym i możliwym do przetworzenia formacie. System musi pozwalać na łatwe wyszukiwanie i eksport danych.
-
Lokalizacja serwerów: Dokumenty mogą być przechowywane na serwerach zlokalizowanych w dowolnym kraju, pod warunkiem, że powyższe wymogi dotyczące bezpieczeństwa i dostępności są spełnione. Nie musisz korzystać wyłącznie z duńskich dostawców. Ważne jest jednak, abyś zawsze wiedział, gdzie fizycznie znajdują się Twoje dane.
Jak wybrać odpowiedni system chmurowy?
Wybierając oprogramowanie księgowe lub system do przechowywania dokumentów, zwróć uwagę, czy dostawca deklaruje zgodność z duńską ustawą o rachunkowości i RODO (GDPR). Popularne systemy księgowe online (np. Dinero, Billy) mają wbudowane funkcje archiwizacji, które spełniają te wymogi. Jeśli używasz ogólnych usług chmurowych (jak Dropbox czy Google Drive), musisz samodzielnie zadbać o odpowiednią organizację folderów, nazewnictwo plików i tworzenie kopii zapasowych. Pamiętaj, że odpowiedzialność za zgodność z prawem spoczywa na Tobie jako właścicielu firmy. Prawidłowe przechowywanie dokumentów w chmurze to nie tylko wymóg prawny, ale także element dobrego zarządzania firmą. Z pomocą ekspertów z AJ Økonomi Og Regnskab oraz wiedzy z portalu teal-tapir-521342.hostingersite.com, możesz spać spokojnie, wiedząc, że Twoje finanse są bezpieczne i zgodne z przepisami.
