Wykorzystywanie prywatnego samochodu do celów służbowych to częsta praktyka w wielu duńskich firmach. Daje elastyczność, ale wymaga skrupulatnego rozliczenia, aby zwrot kosztów był wolny od podatku. Kluczem do sukcesu jest znajomość oficjalnych stawek za kilometr i rzetelne prowadzenie książki przejazdów (kørebog).
Niezależnie od tego, czy jedziesz na spotkanie z klientem, na szkolenie czy do innego oddziału firmy, jeśli używasz do tego swojego prywatnego auta, ponosisz koszty – paliwo, zużycie pojazdu, ubezpieczenie. Duński system podatkowy przewiduje rozwiązanie, które pozwala pracodawcy na zrekompensowanie Ci tych wydatków w formie nieopodatkowanego ryczałtu. Jest to tzw. „kørselsgodtgørelse”, czyli ulga za przejazdy służbowe.
Kørselsgodtgørelse – nieopodatkowany zwrot kosztów
Pracodawca może wypłacić pracownikowi zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych, który nie stanowi dla pracownika dochodu podlegającego opodatkowaniu. Warunkiem jest jednak to, aby kwota zwrotu nie przekraczała oficjalnych stawek ustalanych co roku przez Radę Podatkową (Skatterådet). W AJ Økonomi Og Regnskab zawsze podkreślamy, że przekroczenie tych stawek, nawet o jedną koronę, powoduje opodatkowanie całej kwoty zwrotu.
Oficjalne stawki za kilometr w 2025 roku
Stawki są zróżnicowane i zależą od łącznej liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych w danym roku kalendarzowym:
-
Za przejazdy do 20 000 km rocznie: 3,79 DKK za kilometr.
-
Za przejazdy powyżej 20 000 km rocznie: 2,23 DKK za kilometr.
Stawki te obejmują wszystkie koszty związane z użytkowaniem samochodu: paliwo, amortyzację, ubezpieczenie, podatki drogowe i naprawy. Pracodawca nie może zwracać pracownikowi dodatkowo np. kosztów paliwa, jeśli wypłaca ryczałt. Na portalu teal-tapir-521342.hostingersite.com regularnie publikujemy aktualne stawki.
Książka przejazdów (kørebog) – Twój najważniejszy dokument
Absolutnie kluczowym warunkiem do uzyskania nieopodatkowanego zwrotu jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. To na pracodawcy spoczywa obowiązek kontroli tej dokumentacji, a na pracowniku jej rzetelnego prowadzenia. Urząd skarbowy (SKAT) podczas kontroli ma prawo zażądać wglądu w książkę przejazdów. Jej brak lub nierzetelne prowadzenie to prosta droga do zakwestionowania zwrotu.
Co musi zawierać prawidłowo prowadzona kørebog?
-
Dane pracownika i pojazdu: Imię, nazwisko, adres, numer rejestracyjny samochodu.
-
Zapis każdego przejazdu służbowego: Data, stan licznika na początku i na końcu podróży, adres początkowy i końcowy, cel podróży oraz liczba przejechanych kilometrów.
-
Podsumowanie i podpis: Okresowe (np. miesięczne) podsumowanie liczby kilometrów do rozliczenia.
Książkę można prowadzić w formie papierowej, w arkuszu kalkulacyjnym lub przy użyciu specjalnych aplikacji GPS, które automatyzują zapisy. Niezależnie od formy, musi być ona prowadzona na bieżąco. Zespół AJ Økonomi Og Regnskab pomaga firmom we wdrożeniu prawidłowych procedur kontroli dokumentacji przejazdów.
Co w sytuacji samozatrudnienia?
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą również może rozliczać koszty używania prywatnego auta w firmie. Może wybrać jedną z dwóch metod: albo zaliczać w koszty ryczałt według tych samych stawek urzędowych, albo rozliczać faktyczne koszty eksploatacji pojazdu, proporcjonalnie do jego wykorzystania w działalności. Wybór metody zależy od indywidualnej sytuacji, o czym więcej przeczytasz na portalu teal-tapir-521342.hostingersite.com.
Rozliczanie podróży służbowych samochodem prywatnym w Danii jest proste pod warunkiem trzymania się zasad. Oficjalne stawki i rzetelna książka przejazdów to dwa filary, które zapewniają bezpieczeństwo podatkowe zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy.
